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El Presupuesto como herramienta de ahorro

Muchas compañías no suelen utilizar presupuesto en su dinámica normal de trabajo, pues no le ven la utilidad práctica en el día a día. Aun cuando es un recurso meramente contable (financiero) que la mayoría de las veces lo trabajan las grandes empresas para prever sus gastos y determinar las necesidades de efectivo, un aprovechamiento adecuado del mismo puede ayudarnos a desarrollar muchas facetas del negocio.

En este caso veamos el potencial de uso del presupuesto, desde el punto de vista de ahorro de costos:

a) Como herramienta de análisis
Un presupuesto bien establecido asegura la disponibilidad de datos confiables que reflejan la realidad de la empresa. Para desarrollar un proyecto de ahorro es esencial contar con una base de datos depurada y precisa.

b) Para la identificación de partidas criticas
En un presupuesto podemos encontrar las partidas donde la empresa está reflejando grandes gastos, clasificados por departamento, área, ítems, persona responsable, etc. Es la forma más simple de iniciar la creación de un Programa de ahorro que enfoque resultados a corto plazo.

c) Al establecer métricas de control
El presupuesto nos permite definir gastos máximos para ciertos ítems creando así un sistema de monitoreo de áreas sensitivas. Puede utilizarse para llevar a cabo auditorias periódicas de resultados económicos de los diferentes departamentos y crear así una dinámica de respuestas y ajustes rápidos a variables fluctuantes.

d) Para maximizar el manejo de efectivo
El trabajar con presupuesto es una forma indirecta de “asignar” fondos para un área o departamento. Al verlo así establecemos los límites de uso, pero también definimos al mismo tiempo donde se utilizaran los fondos disponibles. De esta manera estamos maximizando nuestro flujo de efectivo.

El presupuesto es una herramienta que debe utilizarse en conjunto con el concepto de B.O.M. (Bill of Materials) y el de “Punto de Equilibrio”. Si lo trabajamos individualmente solo tendremos un recurso contable más y, una poderosa herramienta…sin aprovechar!

- Comienza a utilizar el presupuesto como herramienta de trabajo.

- Haz una revisión mensual de los resultados de tu empresa

- Compara la revisión con las proyecciones del presupuesto.

- Identifica las partidas fuera de control

- Determina los gastos recurrentes

- Busca las causas…      y comienza a ahorrar!!

Ing. Francisco Santana Montalvo
www.reducciondecostos.com

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